ĐIỀU MÌNH HỌC ĐƯỢC TỪ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN I Dreamiie Than

Sau gần ba năm làm việc ở vị trí cấp quản lý, nhóm cộng với hơn nửa năm trải nghiệm trong việc chạy dự án cùng một quỹ đầu tư quốc tế, mình bất ngờ nhận ra một số bài học thú vị và then chốt trong việc điều hành, dẫn dắt một đội nhóm hay dự án nào đó. Làm sao để mọi thứ diễn ra trôi chảy, tự động mà mình không cần phải tốn calories hò hét quá nhiều, làm thế nào để các bạn cộng sự có thể vui vẻ hợp tác và phát huy hết thế mạnh, nhiệt huyết của bản thân vì lợi ích chung cũng như có phương án gì để hạn chế tối đa trường hợp tiểu nhân phá đám, còn những người có thực lực thì mất đoàn kết mà rốt cuộc không được việc.

Thực tế thì phương cách làm việc mỗi nơi mỗi khác, phương Tây khác Á Đông, nhà nước khác tư nhân, phụ thuộc rất nhiều về khía cạnh văn hóa, môi trường, đặc thù công việc, tư duy của lãnh đạo, tầm nhìn và quy trình làm việc cuả tổ chức hay nhóm bộ phân, tất tần tật đều có sự khác biệt rất lớn, thậm chí là tương phản. Tuy nhiên với những bạn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc, cũng chưa từng trải qua khóa huấn luyện hay lớp đào tạo chính quy nào thì việc quản lý dự án hay dẫn dắt một nhóm thực sự là thách thức đáng để dấn thân. Ví dụ, trong tình huống bạn làm tốt vai trò chuyên môn trong công việc hàng ngày được giao, đến một khoảng thời gian nhất định sau đó, sếp hay lãnh đạo nhìn thấy được tố chất nơi bạn, cất nhắc bạn lên một vị trí cao hơn như trưởng nhóm, trưởng bộ phận, gánh vác thêm hàng tá trách nhiệm cho một dự án bất kì, và đương nhiên là lương sẽ lên, quyền lợi sẽ từ đó mà được bồi đắp ít nhiều. Nhưng cái gì cũng có cái giá của nó, khi bạn có cơ hội bước lên một vị trí đầu tàu, tiếng nói nơi bạn sẽ có sức nặng hơn, bạn được chủ động hơn ở nhiều quyết định thì đồng nghĩa trách nhiệm, áp lực đặt lên vai là rất lớn, người ta thường nói vui: “Càng cao danh vọng, càng dài gian nan” là vậy.

ĐIỀU MÌNH HỌC ĐƯỢC TỪ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN I Dreamiie Than 1
Khi bạn có cơ hội bước lên vị trí đầu tàu, tiếng nói nơi bạn sẽ có sức nặng hơn, bạn được chủ động hơn ở nhiều quyết định thì đồng nghĩa trách nhiệm, áp lực đặt lên vai là rất lớn, người ta thường nói vui: “Càng cao danh vọng, càng dài gian nan” là như vậy.

Nhưng không phải vì thế mà chúng mình hoảng sợ hay tự khước từ đi cơ hội phát triển của chính mình, sẽ có khi ta làm sai, thất bại và vô tình làm mọi thứ rối tung lên. Ở điểm khởi đầu, cũng phải xác định luôn là chẳng có điều gì thuận theo lòng người cả, thỉnh thoảng sẽ vô cùng cô đơn, hoang mang, rối trí không biết mình làm đúng hay làm sai, chẳng hiểu được khi nào, với ai thì cần nguyên tắc, kỉ luật, hay linh hoạt, tâm lý rồi từ từ từ điều chỉnh. Nhưng rồi đâu sẽ vào đấy thôi! Với điều kiện là ta không ngừng phản tư và tự nhìn nhận lại mình sau mỗi sự việc, mỗi thất bại, đồng thời phải hạ tối đa cái tôi vị kỷ của mình xuống để phục tùng cho việc lớn. Mình sẽ chia sẻ một số tips nhỏ mà mình được những người đi trước chỉ giáo cũng như tự đúc rút sau quá trình làm việc trầy vi tróc vẩy đã qua. Bản thân mình vẫn phải học và tự kiểm định lại những điều này thường xuyên nhất có thể để biến chúng trở thành phản xạ có điều kiện trong tư duy lẫn giải quyết vấn đề. Đương nhiên nếu có điều kiện và thời gian, thì phương án tốt nhất vẫn là đi học ( từ sách, giáo trình, từ các khóa bổ trợ, những người giỏi trong mảng này) để hoàn thiện kĩ năng. Bài viết của mình thực tế chỉ mang tính chất chữa cháy thôi nên trong quá trình triển khai sẽ không thể kĩ lưỡng, bài bản, có gì mong các bạn bỏ qua và hy vọng chúng vẫn sẽ giúp ích được nhiều bạn!

ĐIỀU MÌNH HỌC ĐƯỢC TỪ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN I Dreamiie Than 2
Ở điểm khởi đầu, cũng phải xác định luôn là chẳng có điều gì thuận theo lòng người cả, thỉnh thoảng sẽ vô cùng cô đơn, hoang mang, rối trí không biết mình làm đúng hay làm sai, chẳng hiểu được khi nào, với ai thì cần nguyên tắc, kỉ luật, hay linh hoạt, tâm lý rồi từ từ từ điều chỉnh. 
  1. Bắt đầu bằng những câu hỏi đúng:

Nghe có vẻ hơi trừu tượng và đại đa số mọi người đều bỏ qua bước này nhưng nó thực sự rất quan trọng trước khi bạn bắt tay vào việc nhận một nhiệm vụ, hạng mục hay dự án nào đó từ cấp trên. Mình đồng ý là chúng ta nên gật đầu đồng ý và thử sức vì đôi lúc cơ hội trong đời đến với ta không nhiều, nhưng việc ngồi xuống, định thần đặt và tự trả lời cho bản thân những câu hỏi đúng sẽ giúp chúng ta đi đúng hướng, làm những thứ xứng đáng và tránh được nhiều điều phiền phức ảnh hưởng đến bản thân. Hãy mạnh dạn nói không nếu bạn hiểu mình chưa thể đảm đương được hơn 50% lượng công việc trong một kì hạn deadline vô lý, trên mây mà bạn lường đoán có bay bằng tốc độ ánh sáng cũng không kịp. Lý do để bắt đầu dự án, trách nhiệm hay đón nhận cơ hội này, các yếu tố, nguồn lực, công cụ giúp bạn triển khai và thực hiện chúng, cũng như phân tích sơ qua về thế mạnh, bất lợi cộng với ít nhất hai phương án xử lý trở lên nếu trường hợp gặp rủi ro, bất trắc. Nghe có vẻ hơi bi quan , ý mình không bắt bạn phải nghiêm trọng hóa vấn đề này, chúng mình chỉ cần có thể phác thảo hay mường tượng sơ lược trước về cái mình sẽ làm.

ĐIỀU MÌNH HỌC ĐƯỢC TỪ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN I Dreamiie Than 3
Hãy bắt đầu dự án bằng những câu hỏi lớn, trách nhiệm hay đón nhận cơ hội này, các yếu tố, nguồn lực, công cụ giúp bạn triển khai và thực hiện chúng, cũng như phân tích sơ qua về thế mạnh, bất lợi cộng với ít nhất hai phương án xử lý trở lên nếu trường hợp gặp rủi ro, bất trắc.

Một khi đã đứng ra nhận, thì nhất định phải nỗ lực làm tốt nhất có thể, điều này không chỉ dừng lại ở việc xử lý gọn gàng những thứ trước mắt, mà hơn tất cả, là hệ quả về lâu về dài, năng lực bản thân có chiều hướng cải thiện lên không, rồi mức độ ưu tiên thời gian, tâm sức cho dự án đặt để tới đâu, cho đến uy tín và sự tin tưởng của cấp trên dành cho bạn. Hơn thế nữa, những câu hỏi đúng sẽ giúp bạn tránh khỏi lối tư duy lan man, sa đà, quá quan trọng tiểu tiết và vô tình quên đi những điểm chính yếu then chốt quyết định tổng thế vấn đề. Đồng thời, các câu hỏi đúng sẽ góp phần giúp bạn tinh giản hóa và cắt bớt tối đa vài đầu việc, dữ kiện, nhân lực không thực sự cần thiết, giúp bạn giải quyết mọi thứ chỉn chu trong khoảng thời gian ngắn nhất và tiêu tốn ít năng lượng nhất mà hiệu quả vẫn đảm bảo. Nhất là sau khi nhận nhiệm vụ rồi, thì quá trình brainstorm độc lập rồi brainstorm nhóm rất là cần thiết luôn, nó hướng các thành viên trong nhóm hướng đến chung một tầm nhìn, một mục tiêu chung, thống nhất các nhiệm vụ, làm sáng tỏ, rõ ràng hơn mọi sự, hơn hết là tránh tình trạng mỗi đứa chạy tán loạn một hướng, tam sao thất bại hay mọi thứ rơi vào mớ hỗn độn, lơ mơ.

Brainstorm: hay còn được gọi là động não trong tiếng Việt. Đây là quy trình sáng tạo ý tưởng và giải pháp thông qua thảo luận nhóm chuyên sâu, ai cũng có quyền phát biểu những suy nghĩ sáng tạo của mình. Mọi người tham gia được khuyến khích phát biểu suy nghĩ của mình và đề xuất càng nhiều ý tưởng càng tốt, cho dù ý tưởng có bất khả thi đến thế nào. Phân tích, thảo luận, hoặc chỉ trích các ý tưởng chỉ được phép khi phiên động não kết thúc và phiên đánh giá bắt đầu.

ĐIỀU MÌNH HỌC ĐƯỢC TỪ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN I Dreamiie Than 4
Quá trình brainstorm độc lập, brainstorm nhóm rất là cần thiết, nó đưa các thành viên trong nhóm hướng đến chung một tầm nhìn, một mục tiêu chung, thống nhất các nhiệm vụ, làm sáng tỏ, rõ ràng hơn mọi sự, hơn hết là tránh tình trạng mỗi đứa chạy tán loạn một hướng, tam sao thất bản hay mọi thứ rơi vào mớ hỗn độn, lơ mơ.

      2. Đúng người, đúng việc và đối nhân xử thế:

Thực lòng là mình phát ngấy với những khẩu hiệu hô hào đại loại như con người là giá trị và tài sản lớn nhất trong mỗi doanh nghiệp rồi, thực tế thì “Right person, right mission” ( Đúng người, đúng việc) mới tạo ra hiệu quả lẫn giá trị bền vững cho tổ chức. Cho nên nhìn thấy tiềm năng và đặt người vào đúng vị trí là một nghệ thuật mà không phải cứ học là có được. Không có gì gian nan bằng câu chuyện dùng người, mà không phải lúc nào cũng có sẵn người ở đó cho mình chọn hay giao việc đâu. Thành bại ở việc quản lý dự án hay không là nằm trọng điểm ở điều này rất nhiều. Chẳng phải thế mà trong quá khứ, các tướng tài thường bại một cách rất thê thảm, không hẳn vì lý do đối thủ mạnh, mà ở những người đồng hành: không cùng chí hướng, bốc đồng ngáng đường làm hỏng việc, chia bè kết phái làm lục đục nội bộ, hay phản nghịch làm gián điệp cho giặc. Ở quy mô nhỏ hơn, ba yếu tố cần làm để mọi sự diến ra trôi chảy, đúng tiến độ và trong tầm tay kiểm soát chính là: chọn đúng người, giao việc rõ ràng với kì hạn nhất định ( được sự cam kết, thống nhất) và linh hoạt rà soát, điều chỉnh ở từng giai đoạn, đồng thời phải luôn thường trực các phương án back up, xử lý khi có sự cố, rủi ro xảy ra.

ĐIỀU MÌNH HỌC ĐƯỢC TỪ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN I Dreamiie Than 5
Thực tế thì “Right person, right mission” ( Đúng người, đúng việc) mới tạo ra hiệu quả lẫn giá trị bền vững cho tổ chức. Cho nên nhìn thấy tiềm năng và đặt người vào đúng vị trí là một nghệ thuật mà không phải cứ học là có được.

Đồng thời, chất liệu giúp bôi trơn cho quá trình này trở nên nhịp nhàng, dễ chịu hơn chính là cách bạn đối nhân xử thế với các thành viên, cộng sự trong nhóm. Nếu cần, sẽ có lúc bạn phải chấp nhận bị ghét, bị hiểu lầm để tiến độ được đẩy nhanh, sẽ có lúc bạn phải sẵn sàng cho chuyện nhún nhường, ẩn nhẫn trước một số đối tượng để đại sự được thành, nhu cương đúng lúc, cứng mềm đúng người. Sẽ có thái độ nhìn nhận và cách xử lý rất khác nhau, vắt chanh bỏ vỏ hay dùng về lâu về dài phụ thuộc rất nhiều vào khả năng tiến lùi của người thủ lĩnh. Cho nên điểm này không có giáo trình sách vở nào giảng dạy bài bản, bạn cần linh hoạt tiếp thu giữa lời truyền đạt của các bậc cao nhân từ xưa đến nay, từ cổ chí kim cộng hưởng với việc thử nghiệm, dấn thân rồi vấp váp, sai lầm để tự ngộ ra bài học và vấn đề thuộc về riêng mình. Khía cạnh này sẽ quyết định rất lớn đến hiệu suất và thành quả của cả một dự án cũng như đường hướng về lâu về dài của một đôi, cho nên nếu đã mang trên vai trách nhiệm này, nhất định phải học cách thấu hiểu, bao dung với lòng người. Ngược lại, ở một số trường hợp, cũng cần mang thái độ nghiêm khắc, kiên quyết lẫn dứt khoát để bẻ lái mọi việc theo đúng hướng, đồng thời, người quản lý dự án cũng cần học cách lắng nghe, gạn lọc, truyền cảm hứng đến những ý tưởng, đề xuất của các thành viên khác để mọi bước, mọi nhân tố đều phối hợp nhịp nhàng, và tự thân mỗi người cũng thấu hiểu cũng như có trách nhiệm hơn với nhiệm vụ của mình. Chưa dừng lại ở đó, việc cứng rắn đặt ra và linh động tuân theo các quy trình làm việc chuẩn sẽ giúp mọi thứ luôn diễn ra trong tầm kiểm soát, xử lý của bạn. Nhất là cách làm việc lại với cấp trên cũng rất quan trọng, ta nên nhận thức đúng những gì cần nói và thời điểm chúng nên được nói ra, hoặc là cất đi.

Chúc bạn may mắn!

From Dreamiie with love

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *